Productcompliance op bol: wat moet je regelen aan CE-markering en wetgeving?

In onze podcast spraken we Francois van Instrux, specialist in productcompliance. Francois verkoopt zelf sinds 2019 op bol en heeft een achtergrond in ondernemingsrecht; met Instrux begeleidt hij verkopers bij CE-markering en productwetgeving, en we nemen samen een kennisbank over dit onderwerp op. Hieronder zetten we de belangrijkste inzichten uit dat gesprek op een rij. Je kunt bij Instrux ook een offerte aanvragen voor je productcompliance. Dit is uitleg, geen juridisch advies.

Voldoe je aan de regels van bol of aan de Europese wetgeving?

Je voldoet aan de Europese wetgeving, niet aan de regels van bol. Dat onderscheid maakt Francois meteen als een klant zegt dat hij aan de regels van bol wil voldoen. Zijn antwoord: je voldoet aan de Europese wetgeving, je weet het alleen omdat je het van bol hoort. CE-markering, de GPSR en EPR komen allemaal uit de Europese Unie. Bol geeft die regels door en controleert of jij eraan voldoet, omdat bol daar zelf ook aan gebonden is.

Dat heeft ook een voordeel. Richt je je op de Europese wetgeving in plaats van op één platform, dan kun je meteen in heel Europa verkopen en niet alleen op bol. De GPSR, de algemene productveiligheidsverordening voor non-food consumentenproducten, geldt sinds 13 december 2024 in de hele EU. Bol vraagt onder die verordening dat je bij je artikelen de fabrikant en de in de EU gevestigde verantwoordelijke marktdeelnemer vermeldt, met deadlines die in 2026 gefaseerd ingaan (bron: bol partnerplatform). De NVWA houdt hier in Nederland toezicht op, namens de Europese Unie.

Voer je een eigen merk, dan ben je in de meeste gevallen zelf de fabrikant in de zin van de wet, ook als een derde partij je product maakt. Daarmee ligt de verantwoordelijkheid voor de compliance bij jou. Wat dat betekent tegenover white label of reselling, lees je in private label vs white label. Nieuwere regelgeving kijkt bovendien verder dan productveiligheid: je moet bijvoorbeeld kunnen aantonen waar je grondstoffen vandaan komen en dat je niet meewerkt aan kinderarbeid of illegale arbeid. EPR is een van de afkortingen die daarbij langskomt.

Waarom is verkopen op bol de afgelopen jaren zo veel strenger geworden?

Verkopen op bol is sinds 2019 flink geprofessionaliseerd. Francois begon in dat jaar, toen het volgens hem nog het wilde westen was: er waren veel minder regels, en afdelingen als quality, assortiment en compliance bestonden nauwelijks. Je sprak bovendien telkens dezelfde twintig tot vijfentwintig medewerkers van de partnerservice, die je naam herkenden. Nu is dat contact onpersoonlijker en zijn de regels strenger.

Een voorbeeld van hoe rommelig het toen was: iemand registreerde een merknaam die veel verkopers in hun titels gebruikten, en stuurde vervolgens massaal verzoeken tot verwijdering uit om zijn concurrentie in één klap weg te halen. Dat was gewoon een bol-verkoper, zonder binding met dat merk.

De verstrenging komt volgens Francois uit twee hoeken. Bol is zelf hard gegroeid, voegde rond 2012 al partners toe en professionaliseerde mee met die groei. Daarbovenop komt de Europese regelgeving, waar bol simpelweg aan moet voldoen. Je ziet het terug in kleine dingen: 'geschikt voor iPhone' of Samsung in je titel mocht wel, toen niet, toen weer wel voor grote partners, en nu alleen nog als je product uitsluitend met dat merk werkt. Ook de oude ondertitels onder je producttitel zijn eruit gefaseerd. Tegelijk speelt de concurrentie van Temu, Shein en AliExpress; bol maakte zelfs een tool die listings vergelijkt met die marktplaatsen.

Waarom moet compliance een aantoonbaar deel van je inkoopproces zijn?

Omdat de NVWA je erom kan vragen. Je moet ergens in je hele inkoopproces, van sourcing tot verkoop, kunnen aantonen wat je aan compliance en kwaliteitscontrole doet: hoe je zorgt dat een product aan de Europese wetgeving voldoet, en hoe je vervolgens controleert dat het daar ook echt aan voldoet. Dat stuk moet in je proces zijn uitgeschreven. Waar dat in 2019 een klein onderdeel was, is het nu een vast deel van de hele keten.

De wetgeving zelf helemaal doorgronden is bijna niet te doen. Francois, die rechten heeft gestudeerd, zegt dat je twee tot drie weken bezig bent om alleen het topje van de ijsberg te begrijpen; productcompliance en douanewetgeving leer je niet op de universiteit. Er komt bovendien steeds meer bij: hij zag onlangs een lijst met tien nieuwe wetgevingsvoorstellen rond producten, en de Europese Commissie werkt nu aan een voorstel om de regels te vereenvoudigen omdat het er zoveel zijn.

Let op met dienstverleners die hierop inspringen. Zoek je op 'conformiteitsverklaring bol', dan kom je volgens Francois ook partijen tegen zonder inhoud: AI-foto's, verzonnen reviews en claims die niet kloppen. Eén zo'n partij is zelfs door de NVWA op de vingers getikt omdat de aangeleverde verklaringen niet klopten.

In welke volgorde regel je compliance, en waarom staat je container anders voor niets in Rotterdam?

Eerst de documentatie en de tests regelen, dan pas de grote batch inkopen. Weet je wat je wilt inkopen, bepaal dan eerst welke documentatie en welke tests je nodig hebt, en leg die eisen bij de fabriek neer. Naast je gewone lijst met functies en USP's maak je dus een lijst met eisen aan documentatie en informatie. Meestal maken meerdere fabrieken hetzelfde product, dus je hebt genoeg keuze om te kijken wie daaraan kan voldoen. Een goede leverancier kan je bovendien helpen, want die weet vaak wat er in Europa speelt.

Doe je het in de verkeerde volgorde, dan loop je een concreet risico. Stel dat je de container al hebt ingekocht en bij een hertest blijkt dat het product niet klopt, bijvoorbeeld door verboden stoffen, dan mag je niets verkopen en staat de hele container voor niets in Rotterdam. Francois ziet die fout zelfs bij beursgenoteerde bedrijven; hij noemt een bedrijf dat een product al twee jaar verkocht met een substantie die binnen Europa verboden is.

De losse stappen van sourcen, offertes vergelijken, specificaties vastleggen, samples testen en de productie monitoren hebben we uitgewerkt in inkopen uit China: stappenplan. En waarom je je leverancier om een testrapport vraagt in plaats van om een CE-certificaat, lees je in CE-certificering op bol.

Hoe groot is je risico? Product-risico maal aantal verkopen

Je risico is grofweg het product-risico maal het aantal verkopen. Een product dat van zichzelf gevaarlijk kan zijn en dat je veel verkoopt, is een hoog risico; een ongevaarlijk product dat je weinig verkoopt, een laag risico. Francois geeft het voorbeeld van werkschoenen: verkoop je er duizend paar per maand, dan zijn dat duizend mensen die hun tenen kunnen breken als de schoen niet doet wat hij belooft.

De NVWA is volgens Francois vooral streng op alles met baby en kind; die producten worden er vaker uitgelicht. Het aantal verkopen dat je verwacht, schat je vooraf in bij je marktonderzoek; met MarktMentor zie je de vraag en de verkoopaantallen binnen een niche, zodat je die kant van de risico-inschatting kunt onderbouwen.

Wat kost een terugroepactie, en waarom gaan bedrijven eraan failliet?

Een terugroepactie is het duurste wat je kan overkomen, en voor veel partijen niet te dragen. Je betaalt alle consumenten terug, inclusief de btw die je zelf later weer terugkrijgt maar eerst moet afdragen. Daarbovenop komen de retourlabels en je interne kosten, denk aan boekhouding, management en overuren, en soms moet je een klant nog schadeloosstellen. De commissie die je aan bol hebt betaald, krijg je niet terug; die houdt bol.

De bedragen lopen snel op. Francois rekent het in de podcast ruw voor met een voorbeeld: tienduizend stuks van een artikel van veertig euro betekent tienduizend keer die veertig euro terug, plus tienduizend keer een retourlabel van ruwweg zes euro, plus de interne kosten. Hij noemt een klant met bijna 175.000 euro aan terugroepkosten die ze hebben kunnen voorkomen, en een partij die twintigduizend stuks moest terugroepen en daarna faillissement aanvroeg. Zie die getallen als illustraties uit zijn praktijk, niet als vaste bedragen.

Een terugroepactie kan kort zijn, maar ook lang: gefaseerd over twee maanden bij een nieuwe batch, of over drie jaar als je slecht documenteert. Omdat je klantdata op bol na ongeveer een maand verdwijnt, moet je die voor een terugroepactie bij bol opvragen, waarmee de actie intern bij bol bekend wordt. Een aftrek van beleidspunten heeft Francois hierbij nog niet gezien. Zulke acties overkomen ook grote bedrijven: in het Europese waarschuwingssysteem Safety Gate staan namen als Action (bron: Safety Gate). Hoe een terugroepactie formeel verloopt, staat bij de NVWA.

Wat als een Chinese fabriek stiekem het materiaal wisselt?

Achteraf kun je er weinig tegen doen, dus je legt vooraf afspraken en documentatie vast. Francois beschrijft een klant die een product op RoHS had laten testen, de norm voor bepaalde metalen die niet of maar beperkt in een product mogen zitten. De sample was in orde, de klant kocht twintigduizend stuks, en een latere kwaliteitsinspectie keurde het af. De Chinese fabriek had zonder iets te zeggen een ander, goedkoper materiaal gebruikt, in dit voorbeeld om een paar cent per stuk te besparen.

Op dat moment kun je er weinig tegen doen, zegt Francois eerlijk: het is pech. Een salesafdeling in China moet targets halen en schuwt niet om over materialen te liegen; klaag je, dan blokkeren ze je desnoods en bestempelen ze je bij hun manager als lastige klant. Europa heeft geen rechtsmacht over een fabriek in China, dus je bent een beetje aan het lot overgeleverd. Daarom moet de basis bij jou kloppen: duidelijke afspraken, goede documentatie en een kwaliteitsinspectie voordat de container vertrekt. Het risico ligt deels bij de fabriek, maar je verkleint het door vooraf vast te leggen wat je verwacht.

Wat is de belangrijkste praktische les?

Kijk je compliance af bij een gevestigd A-merk, niet bij je concurrent op bol. Francois geeft die les de laatste tijd steeds vaker: kijk bijvoorbeeld naar een Philips, een merk dat al jaren meegaat, en leer daarvan wat zij op het gebied van productwetgeving doen. Het voelt volgens hem niet helemaal eerlijk, maar het werkt. Omdat de wetgeving zelf doorworstelen bijna niet te doen is, kom je met goed afkijken een stuk verder, mits je begrijpt wat je overneemt. Dan doe je in elk geval iets.

En behandel compliance als een vast onderdeel van je productonderzoek. Francois ziet op LinkedIn ondernemers trots een lancering delen, terwijl hij aan het product al ziet dat ze het eigenlijk niet mogen verkopen, omdat ze alleen naar de omzet keken en niet naar het deel dat geld kost. Naar dat deel kijken is niet leuk, maar voor de reputatie en de levensduur van je bedrijf is het belangrijk; loopt het mis, dan haal je de kosten er later bijna niet meer uit. Welke vaardigheden hier verder bij horen, hebben we gebundeld in wat moet je kunnen om te slagen op bol.

Samenvatting: wat je regelt voor productcompliance op bol

In de kennisbank die we samen met Francois van Instrux opnemen, werken we deze stappen verder uit: welke documentatie je per product nodig hebt, hoe je die bij je leverancier neerlegt, en hoe je een testrapport controleert.