E-commerce
Chinese leveranciers negeren je bericht omdat het lijkt op de honderden andere die ze die dag al kregen. Je wordt wel serieus genomen door specifiek en eerlijk te zijn in plaats van groot en gehaast: laat de CEO- en grootste-merk-claims los, noem jezelf inkoopmanager, onderhandel rustig, vraag waarom prijzen verschillen en behandel de leverancier als partner.
Je stuurt vijftig berichten op Alibaba en er komt vrijwel niets terug. De verklaring is ongemakkelijk: jouw bericht is er een van de vele honderden die de leverancier die dag krijgt, en het begint net als de rest met "Hi, I'm the CEO and founder of the biggest company in the Netherlands." Deze uitleg komt niet van iemand die één keer iets op Alibaba bestelde, maar van onze eigen sourcing expert die vanuit China werkt. Zij zit letterlijk aan de andere kant van die chat en ziet elke dag welke berichten wel werken en welke direct genegeerd worden. Opvallend: veel van wat niet werkt, is precies wat je in cursussen leert. Hieronder lopen we zes fouten langs, plus wat er wel werkt.
Aan de andere kant zit een fabriek in Shenzhen die op maandagochtend om negen uur honderden nieuwe berichten tegelijk binnenkrijgt. Voordat je weet wat je fout doet, moet je snappen hoe die stapel eruitziet. Grofweg beginnen tweehonderd berichten met "we are the biggest company", nog eens honderdvijftig met "your price is too high", en de laatste vijftig met "reply in 1 hour or we leave". Dat is niet overdreven, dat horen we direct van onze Chinese partners: het is hun dagelijkse realiteit.
Het ongemakkelijke uitgangspunt daarbij is dat China jou niet per se nodig heeft. Het economische zwaartepunt ligt in Azië. Chinese bedrijven verkopen meer binnen Azië dan in Europa en Amerika samen, en bouwen voort op een handelsgeschiedenis van eeuwen. De leverancier moet dus kiezen bij welke berichten hij stopt, en jouw bericht is nog niet vanzelf die keuze. Precies daar los je het op.
Omdat je onderschat tegen hoeveel anderen je concurreert. Jij denkt misschien: ik stuur vijf berichten, dan krijg ik vast antwoord. De leverancier denkt: ik heb er achthonderd, dus ik moet prioriteren. Schrijf jij hetzelfde als de andere 799, dan is er geen enkele reden waarom hij juist bij jou zou stoppen.
Hij stopt alleen als je opvalt, maar dan wel op de juiste manier. En daar zit het probleem: de meeste manieren waarop mensen proberen op te vallen, werken averechts. De vijf fouten hieronder zijn precies die averechtse manieren.
Omdat de leverancier die claim vandaag al tientallen keren heeft gelezen. "Fake it till you make it" klinkt als ambitie, maar het laat vooral zien dat je hetzelfde doet als iedereen. Hij krijgt "we are the biggest brand" binnen uit India, Brazilië, Duitsland en Nederland, elke dag opnieuw.
En hij weet hoe het afloopt: grofweg negen van de tien van die grootste merken plaatsen één order van honderd stuks en verdwijnen daarna weer. Dat is zijn ervaring, geen officieel cijfer, maar het bepaalt wel hoe hij jouw bericht leest. Erger nog: zeg je "we are the biggest" terwijl je zelf de inkoop doet, dan denkt hij logischerwijs dat er iets niet klopt. Waarom heeft die CEO dan geen inkoopteam? Weg geloofwaardigheid.
Wat wel werkt, is eerlijkheid en concrete dingen. Heb je iets te melden, maak het dan controleerbaar, bijvoorbeeld: "we verkopen op bol en staan in de top 100 van onze categorie." Dat is specifiek. Heb je nog geen track record, ook prima: deel een realistisch plan en wees eerlijk dat dit je eerste stap is. Dat respecteert de leverancier meer dan grote lege woorden.
Omdat een CEO die zelf de inkoop doet ongeloofwaardig overkomt. Veel mensen openen met "Hi, I am John, CEO and founder" omdat het belangrijk klinkt. Maar de leverancier denkt: als jij CEO bent, waarom doe je dan zelf de inkoop? Bij echte bedrijven doet de CEO dat niet, daar is een supply chain team voor. Doe jij én de inkoop én de marketing én noem je jezelf CEO, dan leest hij: een eenmanszaak die zich groter voordoet. Misschien is dat ook zo, en dat is ook helemaal niet erg, maar maak het dan niet erger door jezelf CEO te noemen.
Noem jezelf in plaats daarvan inkoopmanager (purchase manager). Dat werkt om drie redenen. Ten eerste impliceert het dat er een organisatie achter je staat, want als er een inkoopmanager is, werken er blijkbaar meer mensen. Ten tweede laat het zien dat je weet waar je over praat, want dat is precies het werk van een inkoopmanager. En ten derde past het bij wat je letterlijk aan het doen bent. Een kleine verandering met een groot verschil.
Omdat urgentie de leverancier vertelt dat hij niet hoeft te bewegen op prijs. Je bent ondernemer, je bent enthousiast, je wilt actie, dus haast lijkt logisch. Maar zodra de leverancier weet dat je haast hebt, weet hij ook dat je toch wel terugkomt. Je hebt immers geen tijd om andere leveranciers te zoeken. Dit horen we letterlijk uit Chinese bronnen: als een koper urgentie toont, weten ze dat ze niet hoeven te bewegen op prijs.
Wat wel werkt, is onderhandelen alsof je alle tijd hebt, ook al is dat misschien niet zo. Vraag rustig om offertes, vergelijk ze, stel vragen en laat zien dat je opties hebt. Zo blijft je positie sterk. Vergelijk daarbij niet alleen de kale stukprijs, maar de totale prijs inclusief transport, invoerrechten en btw. Hoe die handelsvoorwaarden voor producten uit China werken, hebben we apart uitgelegd.
Meestal dat er iets niet klopt. Je stuurt je specificaties naar vijf leveranciers en de prijzen komen binnen. Zeggen er vier 35 euro en één 18 euro, dan is die laatste geen buitenkans. Er zitten dan goedkopere componenten achter, mindere kwaliteit, of een lokkertje waarna de prijs later alsnog omhoog gaat.
Wat veel beginners doen, is die 18 euro pakken en tegen de rest zeggen: "jullie zijn te duur, ik kan het voor 18 euro krijgen, geef korting." Daarmee creëer je twee problemen. Eén: je beschuldigt een leverancier die eerlijk 35 euro rekent er impliciet van dat hij liegt. Twee: elke serieuze leverancier weet dat 18 euro niet realistisch is, en denkt: deze koper snapt niets van productie.
Wat wel werkt, is vragen waarom de prijzen verschillen. "Jullie zijn duurder dan anderen, waar komt dat door?" Meestal blijkt het te gaan om betere componenten of een hogere MOQ, de minimale bestelhoeveelheid, bij de concurrent. Zo leer je meteen hoe de markt werkt en maak je betere keuzes: niet de goedkoopste is de beste, maar de beste waarde. Let daarbij ook op certificaten, want een verdacht lage prijs gaat regelmatig samen met een "CE-certificaat" dat in werkelijkheid geen CE-markering is.
Drie dingen: wees specifiek, gebruik WeChat en behandel de leverancier als partner.
Wees specifiek. Vraag niet "wij willen die camera", maar noem de resolutie, de opslag, de features, het logo, de kleuren, het aantal pagina's van de handleiding, alles. Hoe specifieker jij bent, hoe accurater de offerte en hoe minder verrassingen achteraf. Hoe je zo'n eerste bericht en de rest van het inkoopproces opbouwt, hebben we uitgewerkt in hoe je succesvol producten inkoopt via Alibaba.
Gebruik WeChat. Je kunt op Alibaba blijven chatten, maar dat is traag. Chinese leveranciers gebruiken WeChat voor vrijwel alles, en daar krijg je antwoord in minuten in plaats van uren.
Behandel de leverancier als partner, niet als vijand. Ook hij wil gewoon zijn geld verdienen, net als jij. Begrijp jij wat hij nodig heeft en hij wat jij nodig hebt, dan winnen jullie allebei. Het is die mindset-switch van "ik ga deze leverancier verslaan" naar "we gaan samen geld verdienen." Chinese leveranciers zijn geen automaten waar je geld in stopt. Het zijn ondernemers zoals jij, met dezelfde druk en dezelfde frustraties. Gedraag je daarnaar en je valt op, op een goede manier.
| Fout | Wat de leverancier denkt | Wat wel werkt |
|---|---|---|
| Je onderschat tegen hoeveel je concurreert | "Waarom zou ik juist bij dit bericht stoppen?" | Val op de juiste manier op, niet met de standaardopening |
| Jezelf groter voordoen ("we zijn de grootste") | "Dit hoor ik vandaag al voor de tweehonderdste keer" | Wees eerlijk en concreet, of deel een realistisch plan |
| Jezelf CEO noemen terwijl je zelf inkoopt | "Een echte CEO doet de inkoop niet zelf" | Noem jezelf inkoopmanager |
| Urgentie tonen om druk te zetten | "Deze koper komt toch wel terug, ik hoef niets te doen" | Onderhandel alsof je alle tijd hebt |
| De goedkoopste offerte als drukmiddel gebruiken | "Deze koper snapt niets van productie" | Vraag waarom prijzen verschillen en kies op waarde |
En de drie dingen die wel werken: wees specifiek in je aanvraag, schakel over naar WeChat, en behandel de leverancier als partner.
Deze zes fouten geven je perspectief op wat er aan de andere kant van de chat gebeurt. Wil je echt je eerste product uit China inkopen, dan komt er meer bij kijken: hoe je de juiste leveranciers vindt, dat eerste bericht schrijft, offertes analyseert en onderhandelt. In onze kennisbank neemt onze sourcing expert je door dat complete traject, met de tactieken die zij vanuit China dagelijks gebruikt.
Meer lezen:
